個人事業主、フリーランスの方など、経費のレシートや領収書はどんな形で保管されていますか？
書類と同じく、残しておかなければならないものは、保管場所を作り、流れを決めてしまうとラクです。
先日、税理士さんに記帳指導に来ていただきました。正直簿記はやったことがなく苦手分野なのですが、レシートや領収書はきちんとされていますね、と言われました(^ ^)
私が現在管理している方法をお伝えします。
準備するもの３つ
ファイルボックスとハンギングホルダーを使います。
①ファイルボックス
ファイルボックスはハンギングホルダーが入るA4サイズをお選びください。紙のファイルボックスだとハンギングホルダーを移動させると上部がよれてくるのでポリプロピレンなどの硬いものがおすすめです。
②ハンギングホルダー
ハンギングホルダーというファイルボックスに引っ掛けて使うホルダーがあります。
個別フォルダでもいいのですが、月ごとに中身の量が変動するものはハンギングホルダーの方が倒れてこなくて便利です。
我が家は無印良品のものを使っています↓
ハンギングホルダー Ａ４サイズ用・５枚・見出しインデックス付
白くてシンプルなリヒトラブのものもおすすめです↓
③長形3号の封筒
入力後のレシート入れにちょうど良い長形3号の封筒。A４サイズの紙が三つ折りして入れられます。
会計ソフトに入力前
ハンギングフォルダーの見出しに月をラベリングして定位置を決めます。
無印良品のハンギングホルダーは５つセットで売られているので、12ヶ月分必要になるので３セット必要です。
こちらのファイルボックスに、月ごとに日々のレシートなどをポイポイ入れていきます。
会計ソフトに入力後
ハンギングホルダーに入れたレシートを会計ソフトに入力し、終わったものは長形３号の封筒へ、こちらも月ごとの封筒を作って入れていきます。
長形３号は、A4サイズを三つ折りに折ったものも入るサイズで便利です。
税理士さんによると入力前と入力後のものを同じ場所に保管されている方も多いそうですが、分けておくとどこまで完了しているのかがわかりやすいです。
本来のお仕事に打ち込めるように
会計などの管理も仕事の一環として大切ですが、時間を大幅に取られてしまうことはもったいないですよね。
なるべくそんな事務処理に時間を取られないように、保管場所を作り、入力前・入力後の流れを決めると、わかりやすく迷うことがありません。
お仕事の書類整理をきちんと、かつラクに管理できるような仕組みにしていくと、本来のお仕事に打ち込む時間が増えます。
個人でお仕事をされている方、書類整理サポートにお伺いさせて頂いて一緒に書類整理をします。
