ひとり暮らしをされている方、それほど書類が多くない方、ひとりで書類を管理すればいいという方には、こういう書類整理の方法もありじゃないでしょうか？
それは、私も今のバーチカルファイリングを作る前にやっていた方法なのですが、学生の時に読んで感銘を受けた、野口悠紀雄さんの「『超』整理法」の中に出てくるやり方です。
その方法とは？
書類は一ヶ所で管理することが前提で、まず本棚などに書類が置けるスペースを空けます。
そしてA4サイズが入る茶封筒（角形２号）にだいたいのまとまりの書類を入れ、タイトルと日付は右肩へ書き、端から順に並べます。
上のかぶせる部分は邪魔なので切り取ります
そして、書類を使ったらすべて左端に戻していくと、右端には自然と使わないものが溜まってきます。
分類の必要も、捨てるか捨てないかの判断の必要もなく、ただ目の前の書類を封筒へ入れていけば、散らかっている書類がスッキリと簡単に魔法のように片付くファイリング術です。
学生の時からファイリングに興味をもっていたのか、あまり自覚はありませんが、私は当時その本を読んでビビっときました👀
なんて簡単で便利な方法なんだろう！と思い、すぐさま茶封筒を買ってきて、自分の部屋の書類を入れて整理をしました。
それ以来、学生時代から結婚してからも、自分の書類はずっとこの方法で管理していました
分類しない整理法
バーチカルファイリングは分類しますが、この方法は分類しない整理法なのです。
押出しファイリングと言われ、時間軸で管理します。
時系列に並んでいるので、いつごろ使ったか？という記憶を頼りに、だいたいこの辺だろうと推測して探すのです。
例えば最近使ったものなら、だいたい記憶にあるので、左から探し、全然使ってないけど確か封筒に入れた記憶があるな、くらいだと真ん中あたりから探すことになります。
本当に単純で、シンプルな整理法ですね。
私はこのシンプルで分類に悩む事のない整理の仕方で、かなり長い間書類の管理をやってました。
結婚してからは、茶封筒をクリアファイルに変えて、「使ったら端に戻す」を繰り返していました
その時の画像がこちらです↓
- 一箇所にまとめていること
- タイトルをつけてること
によって書類を探し出すことはでき、紛失しにくいことも利点です。
バーチカルファイリングに変えようと思ったワケは？
家族が増えて書類が多くなってくると、徐々にこの超整理法の方法では使いづらいと感じるようになってきました。
よく使う書類だと端にあるのですぐ見つかりますが、最近使っていない書類を出す場合、見当を付けたところから探しても無く、結局最初の端から探す、ということも度々ありました。
さらにこの時間軸で管理する方法は、私の記憶だけが頼り、だと言うことです。
家族に書類を取り出そうとしてもらうとなると、「だいたいこのあたり」くらいしか伝えることができないのです。
家庭内の書類を扱うのは私だけだったので、不便ではなかったのですが、もしも私に何かあった場合や、人に頼まなければならない状態になった時を考えると、これではいけないなと思うようになりました。
家族形態やライフスタイルによって変える
一人暮らしの方や自分の部屋の書類を、とりあえず探し物や紛失をなくしたい！と思ったとき、「超 整理法」の方法は大変有効だと思います。
書類は薄いので、ちょっとした隙間に差し込んだり、積み重ねてしまうと、探し出すことが困難になります。
「１箇所にまとめ茶封筒に入れる」ということで失くしてしまう頻度が減り、管理も簡単です。
一方、家族がいて、
・書類を共有しなければならない方
・書類の量がとても多い方
にはやはり「超 整理法」の方法では、私がそうだったように不便を感じると思います。
バーチカルファイリングでは、数秒で書類を取り出せることができますが、「超 整理法」では書類が多くなればなるほど、見つけ出すまでの時間もかかります。
書類管理は「超 整理法」の歴の方が長い私ですが、今は書類の量が多い少ないに関わらず、数秒で必要な書類が取り出せる、バーチカルファイリングにすっかり惚れ込んでいます。
それでも、「超・整理法」のやり方は本当に革命的！と思っているので、今回ご紹介させていただきました。
どんな方法であれ、まずは大切な書類が無くならないようにしたいですね。
この方法が気に入れば、活用してみるのもひとつの手だと思います。
一人暮らしの方の書類整理サポートにもお伺いさせて頂いたことがあります。
普通の家にある書類程度でしたら3時間ほどの訪問サポートでホームファイリングが完成しました。
家の書類＋個人でお仕事されている方も4時間程度で完成した例もあります。
一度その仕組みを作ると、書類の定位置が決まるので、どこに行った？ということが無くなりますよ(^ ^)
実例を載せておきますので、ご覧ください↓
